Kako spajati dokumente koncem?

Nenamjerno uništavanje papira, krivotvorenje, odbijanje provjere ili pohranjivanja, vraćanje neistraženih zahtjeva – samo su neke od posljedica nepropisno sistematizirane interne dokumentacije. Da biste izbjegli novčane kazne i druge neželjene incidente, trebali biste odgovorno pristupiti organizaciji firmvera.

Propisi koji uređuju norme šivanja dokumenata nitima

Ne postoji GOST koji sadrži detaljan opis postupka. GOST R 51141-98 "Uredski rad i arhiviranje" ne bavi se problemom firmware-a, iako ga neki izvori pogrešno spominju. Zapravo morate se rukovoditi isključivo internim statutom poduzeća, standardnim uputama za uredski rad iz 2005. i nalogom br. 76 Federalnog arhiva (iz prosinca 2009.). Informacije od interesa predstavljene su u paragrafu 3.5.3 i Dodatku br. 24.

Što je potrebno za vezivanje plahti?

Da biste izvršili postupak, najprije se morate upoznati s popratnom dokumentacijom, a tek onda prijeći na odabir alata. Štoviše, njihova vrsta često ovisi o debljini i važnosti pojedinog dokumenta. Dakle, kod vrlo tankih papira lakše je koristiti iglu, a kod srednje veličine lakše je koristiti bušilicu. Pričvršćivanje voluminoznih, gustih mapa odvija se uz sudjelovanje odvijača i umjereno debelog užeta.

Obično se firmver instalira pomoću sljedećih stavki i uređaja:

• Probijač rupa;
• škare;
• datoteka za ubod;
• niti ili pletenica;
• igla;
• šilo;
• ljepilo.

Bušilica se ponekad koristi za izradu rupa u posebno debelim pločicama. Međutim njegova uporaba zahtijeva oprez, vještinu i pravilan promjer svrdla. Što se tiče ljepila, pravila su vrlo jednostavna. Guma je zabranjena jer se može tiskati na drugim listovima. Dobre opcije: redoviti ispis PVA, kazein i silikat. Svaki od njih ima svoje snage i slabosti, ali općenito su svi približno jednaki.

Važno! Silikatno ljepilo ostavlja iza sebe žutu koru, a olovka ne osigurava razinu fiksacije potrebnu za zaštitu.

Za niti postoje i posebni zahtjevi. Oni treba biti umjereno gust, vrlo postojan i netekući. Mylar traka ispunjava ove kriterije. Ako nedostaje, trebali biste koristiti oštru nit. Pamuk je također prikladan, ali samo ako je presavijen više puta (kako bi se podebljao i povećao otpornost na trganje).

Važno! Ručna metoda pomoću konca nije jedino moguće rješenje. Za šivanje su izumljeni posebni strojevi i strojevi.Neki od njih pričvršćuju pojedinačne listove oprugom, plastikom ili metalom (prva opcija se lako odšiva). Drugi osiguravaju ljepljivo bešavno lijepljenje.

Korak po korak upute o tome kako spojiti dokumente koncem

Ključna razlika između metoda je broj rupa i udaljenost između njih. Prema ovom kriteriju razlikuju se metode dizajnirane za 2, 3, 4 i 5 rupa. Ponekad se koristi dodatna kutna verzija firmvera. Međutim, prikladan je za ograničeni broj radova (ne za datoteke i izvješća).

U dvije rupe

Najjednostavnija opcija. Prikladno za rukovanje internim dokumentima koji se naknadno neće podnijeti vanjskim tijelima na pregled.

Algoritam radnji:

• ispisati dokument, organizirati listove;
• bušiti rupe bušilicom;
• nit;
• napravite čvor na niti (ne smije biti na prednjoj strani);
• izrezati list iz datoteke za šivanje;
• zalijepite ga preko čvora tako da krajevi užeta nisu potpuno pokriveni (trebaju završiti niže);
• ispunite list firmvera.

Stavke koje treba ispuniti već su ispisane na listu firmvera. Ostaje samo napraviti natpise odgovarajuće prirode. Preporučena boja paste: plava ili crna. Obično je ovo pitanje regulirano standardima izrađenim u samom poduzeću.. Ako takav dokument ne postoji, rad se obavlja plavom olovkom.

Ako nema lista šivanja, izrežite komad bijelog papira dimenzija 3x5 cm. Zatim ga zalijepite i stavite natpis "prošiveno i numerirano". Osim toga, naveden je broj stranica, podaci i potpis odgovorne osobe, te datum. Na vrhu je pečat.

Važno! Umjesto plombe može se koristiti voštani otisak, ali se smatra zastarjelim i manje pouzdanim oblikom ispuna.

Tri uboda

Za početak, vrijedi odrediti gdje će se rupe točno nalaziti. Idealno moraju biti centrirani osim ako se ne zahtijeva drugačije. Također bi trebali biti na jednakoj udaljenosti jedan od drugog. Moraju se postaviti na lijevi rub dokumenta.

Korak po korak prikaz procesa:

• ubodite iglom točno na sredini lijevog ruba lista (igla ulazi sa stražnje strane, a izlazi s prednje strane);
• izvršite drugi ubod (igla ulazi s prednje strane dokumenta i izlazi sa stražnje strane);
• napraviti treći ubod (igla ulazi sa stražnje strane i izlazi s prednje strane);
• ponovno umetnite iglu u rupu br. 1;
• vezati čvor (ostavite najmanje 7 cm od niti);
• zalijepite firmware list;
• osigurati.

U četiri

Redoslijed koraka:

• izrada rupa;
• umetanje igle sa stražnje strane (trebalo bi ući u rupu 2, računajući s desna na lijevo);
• uvlačenje igle i konca u 1 rupu s desne strane;
• zatim se konac ponovno šalje u 2. rupu s desne strane;
• nakon toga igla se šalje u treću rupu s desne strane;
• zatim prijeđite na krajnju lijevu punkciju;
• povratak na rupu 3;
• odnesite ga na drugu stranu i napravite čvor.

Prilikom formiranja čvora morate paziti da se konac ni na jednom mjestu ne spusti. Trebala bi popraviti stranice čvrsto i uredno.

U pet

Ova tehnika se koristi izuzetno rijetko. Obično su nadzorna i regulatorna tijela zadovoljna opcijom s 3-4 rupe. Povećanje na 5 znači da se radi o dokumentima najstrože odgovornosti i od najveće važnosti. Na primjer, tako se postupa s nekim poreznim prijavama.

Važno! Ako ima 5 rupa, zalijepljeni pravokutnik treba izrezati od svilenog papira, a rupe trebaju biti smještene na udaljenosti od 5 cm jedna od druge.

Redoslijed umetanja igle ovisno o broju rupice (može se računati od bilo kojeg ruba):

• 3–4;
• 4–5;
• 5-4;
• 4-3;
• 3-2;
• 2-1;
• 1–2;
• 2–3.

U ovoj fazi, konac mora biti pričvršćen čvorom.

Do ugla

Povelja i neki papiri trgovačke industrije mogu se sašiti metodom ugla. Ovom metodom izrađuje se jedna rupa bušilicom u gornjem lijevom kutu. U nju se provlači traka (40 cm) presavijena na pola. Umetnite ga tako da zakrivljeni središnji dio bude sa stražnje strane, a krajevi s prednje strane.

Dalje, repovi su uvučeni u petlju. Ovo stvara čvor. Potrebno ga je premjestiti na neprednju stranu dokumenta i učvrstiti ga pravokutnim komadom papira. Na komadu papira pišu:

• prošiveno, numerirano;
• broj listova (slova i brojke, potonje treba biti u zagradama);
• inicijali zaposlenika zajedno s potpisom (posljednji je prvi, njegovo dekodiranje je navedeno nakon).

Zahtjevi za izradu uvezanih dokumenata

Nemojte spajati klamericom, ljepilom ili spajalicama. Ne pružaju odgovarajuću razinu zaštite: takvim metodama pričvršćivanja možete tiho ukloniti pričvrsni element, ukloniti listove, zamijeniti ih ili dodati nove. Ako revizor, porezna služba ili drugo regulatorno tijelo vidi ovako spojen dokument, organizacija može imati razne vrste problema, počevši od odbijanja prihvaćanja izvješća pa sve do postavljanja ultimatuma da se odmah isprave svi važniji papiri u arhivi.

Važno! Ako sumnjate u vlastite vještine ili ste suočeni s potrebom ponovnog ažuriranja velike količine dokumenata, ima smisla obratiti se za pomoć stručnjacima. Usluge ove vrste pružaju arhivi i tiskare. Istodobno, nema potrebe čekati trenutno izvršenje naloga zbog opterećenja organizacija. Imaju puno posla posebno u razdoblju predaje referata i diploma.

Broj rupa zapravo igra važnu ulogu. Pri određivanju potrebnog broja treba poći od važnosti ugovora. Sadržajno najjednostavnija dokumentacija je prošivena s 2 rupe, a posebno vrijedna dokumentacija s 5 rupa.

Također se uzima u obzir udaljenost između rupa. Najbolja opcija: svaka se nalazi na udaljenosti od 3 cm od prethodne.Kako bi se ispunio zahtjev, provodi se pripremno poravnanje: unaprijed planiraju gdje je potrebno napraviti rupe. Međutim Iscrtane linije ne pomažu uvijek. Na primjer, iskrivljene rupe često se javljaju prilikom arhiviranja vrlo debelih dokumenata ili časopisa. Kada radite s njima, trebali biste koristiti šilo i postupati izuzetno pažljivo. Bolje je uvući korišteni konac u iglu - to će pomoći ispravnom i točnom umetanju.

Velika pažnja posvećena je numeriranju stranica. Ključne točke o ovom pitanju:

• koriste se arapski brojevi;
• brojevi su poredani u rastućem redoslijedu;
• Postavljanje: gornji desni kut;
• broj ne smije prelaziti rub lista;
• prijave također podliježu numeriranju;
• vrsta numeracije za prijavu: kontinuirana;
• kada se prilaže pismo, izvještaj se sastavlja počevši od omotnice (na njoj se stavlja prvi broj);
• svaka stranica pisma je numerirana ovisno o redoslijedu izlaganja;
• Kada se radi sa slučajem predstavljenim u nekoliko svezaka, sadržaj svakog od njih je posebno numeriran.

Posebna tiskanje također zahtijeva pristup. Mora se instalirati posljednji i na način da se istovremeno nalazi na listu firmvera i na dokumentu. Ako pojedinačni poduzetnik nema osobni pečat, tada može preskočiti ovaj korak.

Važno! Ako se dokument zatim umetne u mapu, tada nema potrebe za lijepljenjem "prošivenog, numeriranog, potpisanog" lista na stražnjoj strani mape. Pravo mjesto za to je stražnja strana posljednjeg prošivenog lista.

Prilikom popunjavanja lista za šivanje nema potrebe za sjeckanjem. Svaka informacija treba biti lako čitljiva. Kratice također nisu dopuštene. Osim toga, trebali biste oblikovati unos tako da ide i na vrh dokumenta i na vrh zalijepljenog pravokutnika papira.

Važno! Ako se ovjera provodi na temelju punomoći, potrebno je navesti njezin broj i datum potpisa.